Copilot in Microsoft Outlook

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Gründet auf dem Werk „KI-Revolution“ Arnold Oberleiter
25. Oktober 2024 n. Chr. hrsg.  
AI mit Arnie
LLMs meistern
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Überarbeitung Liste Werke von Klaus Feldmann 
AbschriftAbschrift
2. Dezember 2024 n. Chr. erst.  
14:34 Uhr Ausgabe 00
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🎓 Copilot in Microsoft Outlook

📽️ 16 Copilot in Microsoft Outlook, schreibe und beantworte deine Mails schneller (7:36)

In diesem Video sprechen wir über Outlook. Outlook ist das Programm, das wir in Microsoft 365 verwenden können, um E-Mails zu schreiben. Denn auch beim E-Mails-Schreiben und E-Mails-Lesen kann uns dieser kleine Copilot helfen. Und ich muss gestehen, das ist relativ praktisch. Hier drinnen muss ich auch dazu sagen, wir können uns das Prompt Engineering sparen. Hier geht es darum, schnell zu sein.

Lasst uns mal mit einem kleinen Beispiel starten: Ich habe mir hier zum Spaß von einer anderen E-Mail-Adresse geschrieben. Es geht einfach nur darum, dass ich mich hier krankmelden will, und zwar bei mir selber. Ich bin aber natürlich sehr ausschweifend: "Sehr geehrte Damen und Herren, ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie wohlhabend, bla bla blup." E-Mails, die ich hasse. Komm doch einfach auf den Punkt, Mann. Aber natürlich kann uns der Copilot dabei helfen. Wir klicken einfach nur auf das hier. Der Copilot ist hier etwas versteckt. Also hier kannst du eine Weile suchen, den wirst du erstmal nicht finden, wenn du dir eine E-Mail öffnest. Aber du kannst auf das hier klicken: "Zusammenfassung durch Copilot". Wir klicken darauf und Boom, wir haben hier tatsächlich die Zusammenfassung und müssen nur diesen klitzekleinen Text hier lesen anstatt den riesigen Text: "Sie haben eine E-Mail von Arnold bekommen, in der er sich krankmeldet." Und eigentlich war es das schon. Also, er hat Fieber und Kopfschmerzen, der Arzt hat geraten und so weiter.

Die Zusammenfassung ist natürlich viel, viel kürzer und dennoch meiner Meinung nach zu lang. Der erste Satz hätte schon gereicht: "Der Typ ist krank, was soll das? Gib doch Ruhe und bleib liegen." Aber du kannst natürlich auch auf die E-Mail antworten, und auch da kann uns unser „Copilitchen“ helfen. Auf eine solche riesige E-Mail antwortet man natürlich im Optimalfall nicht nur mit "Okay", sondern man bleibt natürlich hier auf dem gleichen Stand, wie es auch unser Kollege gemacht hat. Deshalb würde ich das tatsächlich mit dem Copilot machen: "Entwurf mit Copilot". Gute Besserung wünschen, Arbeitsunfall bestätigen, nachfragen nach Details oder Custom. Du kannst hier zum Beispiel einfach nur "Gute Besserung wünschen", und wir bekommen eine relativ gute Mail, die ganz einfach gute Besserung wünscht. Ich denke, das würde es für mich tatsächlich optimal treffen. Wir klicken darauf, Bäm, und danach haben wir schon sofort unsere Antwort: "Ich bedauere zu hören, dass Sie krank geworden sind" und so weiter.

Wenn dir das gefällt, kannst du es beibehalten, du kannst es verwerfen oder neu generieren. Klickst du auf "Neu generieren" bekommst du genau dasselbe, aber es wird einfach etwas umgeschrieben. Hier noch etwas länger, damit es den Stil besser matcht. Oder du kannst es von Grund auf neu schreiben, indem du auf "Custom" klickst. Was sollst du hier reinschreiben? Du kannst sogar nur mit "Okay" antworten, auf "Generieren" klicken, und dann wird das Ganze ein klein wenig ausgeschmückt. Du siehst, der Copilot kann dir wirklich, wirklich helfen, hier viel, viel schneller zu arbeiten. Ich finde, das ist sehr, sehr praktisch.

Und natürlich dasselbe, wenn du eine neue Mail schreibst. Klicken wir hier zum Beispiel auf "Neue E-Mail", dann sind wir natürlich in einem komplett neuen Ding da, und wir können natürlich eingeben, an wen sie versendet werden soll, und einen Betreff eingeben. Sagen wir einfach mal, an eine andere E-Mail-Adresse von mir, zum Beispiel an diese hier. Der Betreff ist einfach mal "Test". Und jetzt könnten und sollten wir hier vielleicht den Copilot verwenden. Und diesmal ist der Copilot, so wie du ihn gewohnt bist, nämlich hier oben als kleines Ding, das du anklicken kannst. Du kannst auf ihn draufklicken, du kannst entweder "Entwurf mit Copilot" machen, also KI kann Ihnen beim Entwerfen von E-Mails helfen, oder sogar ein "Coaching von Copilot" erhalten sie Vorschläge, um bessere E-Mails zu schreiben.

Lasst uns mal einen Entwurf von Copilot generieren. Worum soll es gehen? Also, du kannst hier wirklich so schnell wie möglich versuchen, die Dinge einzugeben. Dankesrede, weil ich nicht toll finde, was denn sonst. Und Boom, wir haben unsere Dankesrede. Natürlich, wie in E-Mails üblich, wie ich es eigentlich nicht besonders mag, wird alles hier gesiezt und so weiter. Du kannst das beibehalten, du kannst das verwerfen oder natürlich neu generieren. Bei "Neu generieren" bekommst du eine ähnliche Version, sie wird einfach ein klein wenig verändert. Und du kannst das so oft neu generieren, wie du möchtest, und das geht natürlich richtig, richtig schnell. Du kannst es verwerfen und beibehalten.

Lass uns das Ding einfach mal beibehalten. Jetzt klicken wir noch mal auf den Copilot und klicken hier "Coaching von Copilot". Iher E-Mails werden analysiert, und jetzt siehst du, hier wird überprüft auf mehrere Dinge, zum Beispiel auf Klarheit und so weiter. Hier zum Beispiel bekommst du Stil, Leserstimmung und Klarheit, und du kannst dich durch alles durchklicken und einfach mal ansehen, was dir das KI-Tool sagt. "Könnten Sie höflicher sein? Ihr Stil ist etwas zu informell und selbstbewusst für eine berufliche E-Mail." Anstatt "Vielen Dank für Ihre netten Worte und dafür, dass Sie mich für toll halten", könnten Sie schreiben: "Ich freue mich sehr über positives Feedback und Ihre Wertschätzung.“

Also hier bekommst du ganz einfach die Dinge, die Copilot rausliest. Du kannst dir natürlich die Leserstimmung und das Ziel und die Klarheit und so weiter ansehen und hier ganz einfach deine Mails verbessern, wenn du im beruflichen Kontext die Dinge sehr präzise, höflich und formell machen musst. Wie gesagt, das ist nicht so ganz mein eigener Stil. Ich mag dieses Getue in den Mails, um ehrlich zu sein, nicht ganz so gern. Sprich doch ganz einfach so wie immer.

In diesem Video haben wir uns also den Copilot in Outlook angesehen. Outlook ist das Programm zum E-Mails-Schreiben. Du kannst E-Mails schreiben und zwar von Null. Hier kann dir Copilot helfen, entweder sofort einen Entwurf zu generieren oder, wenn du schon einen Entwurf hast, kann er dich coachen, die Dinge etwas berufstauglicher zu machen. Ich denke, meine Mails hätten das auch ab und an nötig, denn ich versuche immer, schnell auf den Punkt zu kommen, und spare mir für normalerweise auch ewiges Gesieze. Hier muss ich tatsächlich mal ehrlich sein. Aber wie gesagt, Copilot könnte mich ja ganz einfach coachen.

Und wenn man eine E-Mail bekommt, dann mag ich es, dieses unnötige Gecoache und Gesieze wegzulassen und ganz einfach nach einer E-Mail-Zusammenfassung zu fragen. Und man kann auch im Nu antworten. Auch da kann Copilot helfen. Von einem kleinen "Okay" macht er einen Satz, der entsprechend der E-Mail, die man bekommen hat, einigermaßen gut dazu passen sollte. In dem Sinne: Ich denke, Copilot in Outlook kann wirklich dem einen oder anderen helfen, seine E-Mails schneller zu beantworten, schneller zu schreiben und einfach effizienter zu arbeiten.

Ich bin von diesem Tool wirklich ziemlich, ziemlich überzeugt, weil es so angenehm ist. Wir haben es andauernd da, und es spart uns ewige Tipperei, und wir können ein bisschen weniger lesen. In dem Sinne: Viel Spaß, wenn du das Tool austesten willst. Und wie gesagt, über die Sicherheit haben wir eigentlich schon mal gesprochen. Wir sprechen am Ende des Kurses noch mal kurz darüber, aber eigentlich verspricht uns Microsoft, dass hier nichts an OpenAI rausgeschickt wird. Also, alles sollte hier innerhalb von den Microsoft-Tools bleiben. Natürlich, wer weiß schon, ob Microsoft hier tatsächlich E-Mails mitliest, das kann wohl niemand so ganz genau sagen. Aber OpenAI wird es auf alle Fälle nicht tun, weil wir über die API arbeiten. Und zumindest versprechen uns alle, dass das komplett sicher ist. Das ist alles, was ich aktuell dazu sagen kann.